Журналы учета и регистрации являются важными документами в делопроизводстве организаций. Они служат для фиксации событий, операций и фактов, имеющих юридическое значение.
Содержание
Журналы учета и регистрации являются важными документами в делопроизводстве организаций. Они служат для фиксации событий, операций и фактов, имеющих юридическое значение.
Виды журналов в делопроизводстве
| Журналы регистрации | Входящих/исходящих документов, приказов, договоров |
| Журналы учета | Трудовых книжек, материальных ценностей, посещений |
| Операционные журналы | Дежурств, проверок, технического состояния |
| Специальные журналы | Инструктажей, несчастных случаев, противопожарных мероприятий |
Требования к оформлению журнала как документа
Обязательные реквизиты
- Наименование организации
- Название журнала
- Дата начала и окончания ведения
- ФИО ответственного лица
- Порядковый номер экземпляра
Правила ведения
- Сквозная нумерация страниц
- Хронологический порядок записей
- Отсутствие пропусков и исправлений
- Заверение каждой записи подписью ответственного
- Хранение в установленном месте
Юридическая сила журнала
| Фактор | Значение |
| Правильность оформления | Определяет допустимость в качестве доказательства |
| Срок хранения | Устанавливается номенклатурой дел |
| Доступность | Должен быть предъявлен по требованию контролирующих органов |
Электронные журналы
- Должны быть защищены от несанкционированного доступа
- Требуют электронной подписи ответственных лиц
- Должны позволять формировать бумажные копии
- Необходимо обеспечить резервное копирование
Ответственность за ведение
- Назначенное приказом ответственное лицо
- Контроль со стороны руководства
- Периодические проверки полноты заполнения
- Обеспечение сохранности в течение установленного срока
Типичные ошибки при ведении
| Ошибка | Последствие |
| Пропуск записей | Потеря юридической значимости |
| Исправления | Вызовет сомнения в достоверности |
| Неофициальные записи | Может привести к дисциплинарной ответственности |
Рекомендации по организации
Для каждого вида журнала разработайте и утвердите инструкцию по ведению. Регулярно проводите аудит заполнения журналов. Обеспечьте централизованный учет всех журналов организации с указанием мест хранения и ответственных лиц.
При переходе на электронный документооборот разработайте регламент, сохраняющий юридическую силу электронных журналов. Особое внимание уделите журналам, которые по законодательству должны вестись в бумажной форме.
